Textverarbeitung:Vorlagen

Was Sie über Vorlagen wissen sollten

Vorlagen sind die Grundlage für die Arbeit mit Microsoft® Word. Jedes Dokument, auch das beim Starten von Word erzeugte leere Dokument, basiert auf einer Dokumentvorlage, in dem Fall auf der 'Normal.dot'.

Die Vorlage dient als Rohling für ein neues Dokument, aber nur der Inhalt (Text, Grafiken, Kopf- und Fußzeilen) sowie die Formatvorlagen werden komplett in das neue Dokument kopiert. Symbolleisten, Makros und Autotexte bleiben in der Vorlage - Autotexte können sogar nur in Vorlagen abgespeichert werden. So können bestehende Dokumente eine erweiterte Symbolleiste, geänderte Makros und neue Autotexte erhalten, ohne dass sie selbst angepasst werden müssen, weil eine aktualisierte Vorlage diese enthält.

Bei jedem Öffnen eines Dokumetes wird auch die entsprechende Vorlage geöffnet. Vor dem Austausch der Vorlagendateien muss also gewährleistet sein, dass alle darauf verweisende Dokumente geschlossen sind.

Jedes Dokument speichert den Pfad und den Namen der verwendeten Dokumentvorlage in seinen Eigenschaften ab. Wenn Word beim Öffnen die Vorlage nicht finden kann, werden die Symbolleiste, Makros und Autotexte nicht zur Verfügung stehen. Dies kann geschehen, wenn die Virlagen verschoben, gelöscht oder umbenannt wurden oder wenn Anwender untereinander Dokumente austauschen, auf jedem Arbeitsplatz die Vorlagen aber in einem anderen Verzeichnis liegen.

Wenn die ursprüngliche Vorlage auf einem Netzwerk lag, kann die Suche nach der Vorlage bis zu mehreren Minuten beanspruchen. Die Änderung des Pfads kann nur durch Programmierung geschehen, weil diese Eigenschaft nicht manuell verändert werden kann.

Die Vorlage eines Word-Dokuments kann nicht wie bei PowerPoint® ausgetauscht oder erneut zugewiesen werden!

Installation

Die Installation von reinen Vorlagen (ohne Programmierung) kann auf unterschiedliche Weise geschehen:

Installation in einem Vorlagenverzeichnis

Die Installation in ein Vorlagenverzeichnis ist insbesondere bei häufig verwendeten Vorlagen wie Brief und Fax oder Rechnungen empfohlen, damit sie den Anwendern direkt in Word unter 'Datei', 'Neu' zur Verfügung stehen.

Die beiden Vorlagenverzeichnisse werden auch von den anderen Office-Anwendungen verwendet - bevor Sie diese also ändern, sollten Sie prüfen, ob hier Vorlagen hinterlegt worden sind, die in den anderen Anwendungen benötigt werden.

• Die Vorlagen können in den Verzeichnissen für 'Arbeitsgruppenvorlagen' oder 'Benutzervorlagen' abgelegt werden.
• Die Einstellung, wo sich die beiden Verzeichnisse befinden, finden Sie
  • bei Word 2000, XP und 2003 unter 'Extras', 'Optionen', 'Speicherort für Dateien'
  • bei Word 2007 unter der runden 'Office'-Schaltfläche, am unteren Rand 'Word-Optionen', 'Erweitert' und dann im Abschnitt 'Allgemein' den Knopf 'Dateispeicherorte...' wählen
  • Bei Word 2010 unter 'Datei', 'Optionen', 'Erweitert' und dann im Abschnitt 'Allgemein' den Knopf 'Dateispeicherorte...' wählen
  • Die entsprechenden Registry-Einträge sind:

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\X.0\Common\General]
"UserTemplates"="Path"
"SharedTemplates"="Path"

In REG-Dateien den Pfad mit doppelten Backslashs angeben
("C:\\Unterverzeichnis", "\\\\Server\\Freigabe\\Verzeichnis")!

• Unterverzeichnisse der Vorlagenverzeichnisse, die Vorlagen oder Dokumente enthalten, werden im 'Neu'-Dialog als eigene Reiter dargestellt.
• Sie können auch Dokumente in den Vorlagenverzeichnissen ablegen, um diese als Grundlage für neue Dokumente zu verwenden. In diesem Fall werden Kopien des Dokuments erstellt.

Installation in ein beliebiges Verzeichnis

Sie können Vorlagen, die nicht häufig verwendet werden oder nur einem eingeschränkten Benutzerkreis zur Verfügung gestellt werden sollen, in einem beliebigen Verzeichnis ablegen und dieses dann den Anwendern mitteilen. Die Anwender können dann durch Doppelklick mit der Maus ein neues Dokument erstellen.

Anpassungen

In der Regel können Anpassungen an den Vorlagen ohne unsere Unterstützung durchgeführt werden. Häufige Änderungen, wie die Anpassung von Firmendaten, können in der Regel durch Öffnen der Kopf- und Fußzeile vorgenommen werden.

Bitte beachten Sie, dass programmierte Vorlagen (als Teil einer modularen Lösung oder eines Assistenten) anders gehandhabt werden müssen als sogenannte statische Vorlagen. Setzen Sie sich bei Fragen bitte mit Ihrem Ansprechpartner in Verbindung.