Korrespondenz-Assistent: Grundlagen

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Kurz vorgestellt

Der Korrespondenz-Assistent bietet Ihren Anwendern die wichtigsten Hilfsmittel, ihre Korrespondenzen in Word effizient und intuitiv zu bearbeiten. Die Kernfunktionen für die Anwender sind die Vorlagenverwaltung und die Autorendatenbank, für die Administratoren ist es sicherlich die Firmendatenbank.

Die hier beschriebenen Funktionen entsprechen den Standardlösungen, die wir für die entsprechende Funktion entwickelt haben. Sollte Ihre Lösung von dieser abweichen, finden Sie unter (...) eine entsprechende Beschreibung.

Modularer Aufbau

Unsere Lösungen für Microsoft® Word sind modular aufgebaut, wodurch eine flexible Anpassung sowie optimale Wartbarkeit der Programmierung gewährleistet wird. In der folgenden Grafik erläutern wir die Entwicklung unseres Modul-Baukastens:

Beispiel

Die Funktion 'Drucksteuerung' soll einen Dialog anzeigen, der die Ausgabemöglichkeiten 'Logo farbig', 'Logo schwarzweiß' und 'Logo ausblenden') anzeigt. Daraufhin wird die entsprechende Logo-Grafik im Dokument ein- oder ausgeblendet.

Schritt	Modul	Beschreibung
Aufruf der Drucksteuerung	Vorlagenspezifisch	Die Funktion wird aufgerufen, wenn ein Dokument, das auf dieser Vorlage basiert, ausgedruckt werden soll.
Liste der Ausgabemöglichkeiten abrufen	Vorlagen- / kundenspezifisch	Die Ausgabemöglichkeiten, die im Dialog angeboten werden sollen, werden vom Kunden für die jeweilige Vorlage festgelegt.
Anzeige des Dialogs	Globales generelles Modul	Der Dialog wird dynamisch aufgebaut, wodurch eine Vielzahl von unterschiedlichen Parametern möglich sind, ohne jeden Dialog speziell zu programmieren. Der dynamische Dialog kann in allen Office-Anwendungen zum Einsatz kommen, deshalb ist er generell gehalten.
Ein- und Ausblenden der Logo-Grafiken	Globales anwednungspezifisches Modul	Das Auffinden und Ein- und Ausblenden der entsprechenden Logos sind Schritte, die zwar speziell für Word programmiert wurden, weil sie z. B. in PowerPoint® anders gehandhabt werden, sie sind jedoch für jede Kundenlösung mit Drucksteuerung die gleichen Schritte.

Erste Generation und autarke Lösungen

In der ersten Generation unserer Lösungen, die bei alleinstehenden bzw. modularen Lösungen immer noch zum Einsatz kommt, wird schon zwischen Customizing und globalen Funktionen unterschieden, welche aber alle in der Vorlage selbst untergebracht sind.

Als autarke Lösung bezeichnen wir in diesem Zusammenhang eine Lösung, die sehr speziell ist und nicht im Zusammenhang mit dem Assistenten zu sehen ist. Eine modulare Lösung besteht aus standardisierten Funktionen wie der Drucksteuerung, die auf Kundenwunsch ohne den Assistenten angeboten werden soll.

Vorteile

• Komplette Lösung in einer Vorlage
• Installationsort-unabhängig
• Keine weiteren Module nötig
• Module können in der Vorlage aktualisiert werden

Nachteile

• Updates bedeuten neue Versionen der Vorlage
• Updates von älteren Versionen schwierig
• Alte Vorlagen-Versionen müssen am Installationsort beibehalten werden, damit schon erstellte Dokumente auf die Programmierung zugreifen können
• Anwender müssen bestätigen, dass sie die Ausführung von Makros zulassen

Zweite Generation: Trennung von Customizing und globalen Modulen

Um die Wartbarkeit der Assistenten zu verbessern, haben wir globale Funktionen in eine globale Vorlage ausgelagert. Die Vorlage enthält also die Gestaltung und die vorlagen- bzw. kundenspezifischen Module, die globale Vorlage enthält alle Funktionen, die für jeden Korrespondenz-Assistenten oder jede Word-Lösung gelten.

Vorteile

• Vorlage enthält nur vorlagen- und kundenspezifische Module
• Updates der globalen Module erfolgen durch Austausch einer Datei statt in der Vorlage und werden dadurch stark vereinfacht

Nachteile

• Alte Vorlagen-Versionen müssen am Installationsort beibehalten werden, damit schon erstellte Dokumente auf die Programmierung zugreifen können
• Gewöhnlicherweise nur im Zusammenhang mit Assistenten sinnvoll, weil der Bezug von der Vorlage auf das globale Modul gewährleistet sein muss
• Anwender müssen bestätigen, dass sie die Ausführung von Makros zulassen

Dritte Generation: Weitere Trennung von Vorlage und Customizing

In einem weiteren Schritt wurde sämtliche Programmierung aus der Vorlage entfernt und in eine zusätzliche Custom-Vorlage exportiert, die für eine Kundenlösung die vorlagen- und kundenspezifischen Anpassungen enthält. Die einzelnen Vorlagen wie Brief und Fax enthalten lediglich eine Eigenschaft, die Ihren entsprechenden Vorlagen-Typ enthält, wie 'Brief' bzw. 'Fax'. Das Kundenmodul wertet diese Eigenschaft aus und führt die entsprechenden Schritte für diese Vorlage aus.

Ab Version _GlobalTemplate.dot 3.00 (2007-05-12).

Vorteile

• Vorlage enthält keine Programmierung, Anwender müssen also nicht mehr bestätigen, dass sie die Ausführung von Makros zulassen
• Vorlage ist Ablageort-unabhängig (innerhalb des Vorlagen-Verzeichnisses des Assistenten), wodurch eine Kategorisierung der Vorlagen im Assistenten-Dialog möglich ist
• Auch Updates von Custom-Modulen erfolgen durch Austausch einer Datei statt in der Vorlage und werden dadurch stark vereinfacht

Nachteile

• Nur im Zusammenhang mit dem Korrespondenz-Assistenten sinnvoll, weil dieser den korrekten Ablauf der komplexen Zusammenhänge der einzelnen Module gewährleisten kann

Vierte Generation: Weitere Trennung der globalen Vorlage

In einem geplanten, weiteren Schritt werden wir die Module in der globalen Vorlage in anwendungsspezifische und generelle Funktionen aufteilen.

Aufbau und Dateistruktur

Alle für den Korrespondenz-Assistenten relevanten Daten befinden sich im Installations- bzw. Programmverzeichnis und seinen Unterverzeichnissen. Es werden keine zusätzlichen DLLs oder andere Systemdateien benötigt, installiert oder ersetzt.

Die wichtigsten Bestandteile des Korrespondenz-Assistenten sind die Dateien in den Unterverzeichnissen Startup und Templates. Des Weiteren enthält das Installationsverzeichnis Einstellungen, Dialogdateien, Datenbanken und kundenspezifische Dateien.

Die Namen und Ablageorte für die hier beschriebenen Verzeichnisse und Dateien können, wenn nötig, für Ihre speziellen Anforderungen angepasst werden; die folgende Liste beschreibt den Zustand der Standard-Auslieferung. Welche Änderungen Sie vornehmen können, erfahren Sie unter Ablageorte für Dateien.

Übersicht der Dateistruktur

Ablageorte für Dateien

Programmdateien

Alle Bestandteile des Korrespondenz-Assistenten können wie auf dem Installationsmedium hinterlegt in ein Programmverzeichnis kopiert werden und nach der Anpassung des Startup-Verzeichnisses (siehe ...) ausgeführt werden. Sollten Sie jedoch z. B. die Firmendaten zur besseren Verwaltung im Netzwerk ablegen wollen, während die Programmdateien lokal abgelegt sind, so können Sie den nötigen Eintrag in der Datei config\settings.ini im Abschnitt [Locations] vornehmen.

Alle Pfadangaben können relativ oder absolut angegeben werden. Netzwerkpfade können je nach Umgebung als Netzlaufwerk angesprochen werden (vorausgesetzt, der Pfad ist bei den Clients als solcher bekannt) oder in der Notation \\Server\Freigabe\Pfad.

Außerdem können alle Pfadangaben die Umgebungsvariablen %USERNAME% oder %USERPROFILE% enthalten.

Die globale Vorlage wirStartup.dot

Die Ausnahme zur oben genannten Aussage, dass alle Dateien des Assistenten beliebig verteilt werden können, stellt die globale Vorlage dar, denn sie muss wie hier beschrieben im Word Startup-Verzeichnis abgelegt werden:

Das Word Startup-Verzeichnis

Word bietet die Möglichkeit, sogenannte globale Vorlagen in seinem Startup-Verzeichnis abzulegen, damit sie beim Starten von Word automatisch verwendet werden. Die Vorlagen selbst werden nicht angezeigt oder als Grundlage für neue Dokumente verwendet - dafür werden jedoch Symbolleisten angezeigt und enthaltene Programmierung kann ausgeführt werden. Diese Technologie verwendet der Korrespondenz-Assistent, um dem Anwender beim Starten von Word zur Verfügung zu stehen.

Sie können das Startup-Verzeichnis von Word auf zwei Wege ermitteln bzw. anpassen:

Manuelle Einstellung

• Die Einstellung, wo sich das Word Startup-Verzeichnis befindet, finden Sie
  • bei Word 2000, XP und 2003 unter 'Extras', 'Optionen', 'Speicherort für Dateien', 'Autostart'
  • bei Word 2007 unter der runden 'Office'-Schaltfläche, am unteren Rand 'Word-Optionen', 'Erweitert' und dann im Abschnitt 'Allgemein' den Knopf 'Dateispeicherorte...' wählen, die Eigenschaft heisst 'Autostart'
  • Bei Word 2010 unter 'Datei', 'Optionen', 'Erweitert' und dann im Abschnitt 'Allgemein' den Knopf 'Dateispeicherorte...' wählen, die Eigenschaft heisst 'Autostart'
• Hier können Sie den Pfad ermitteln oder anpassen

Registry-Eintrag

• An folgendem Ort finden Sie die Angabe des Startup-Verzeichnisses in der Registry:

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\X.0\Word\Options]

"STARTUP-PATH"="Program Path\\Startup"

Bitte beachten Sie:

• Abschnitt:
  • Ersetzen Sie X.0 mit der aktuell installierten Word Versionsnummer (9.0=2000, 10.0=XP, 11.0=2003, 12.0=2007, 14.0=2010)
• Eintrag STARTUP-PATH:
  • Beachten Sie, dass Pfadnamen in der Registry mit doppelten Backslashs ("\\") versehen werden müssen
  • Servernamen wie \\Server werden demnach mit \\\\Server angegeben
• Falls in der Registry kein Eintrag vorhanden ist, wird das Standad-Verzeichnis 'C:\Dokumente und Einstellungen\Anwendername\Anwendungsdaten\Microsoft\Word\StartUp' verwendet

Siehe auch Korrespondenz-Assistent: Installation und Deinstallation: Installation

Mehrsprachigkeit

Die Regeln zur Mehrsprachigkeit betreffen all unsere Lösungen gleichermaßen: Generelle Konzepte.

Der Hauptdialog

Der Hauptdialog des Dokument-Assistenten bietet dem Anwender die Möglichkeit, neue Dokumente zu erstellen, die von ihm benötigten Autorendaten zu verwalten und eventuelle zusätzliche Aufgaben durchzuführen bzw. Einstellungen vorzunehmen.

Neuer Hauptdialog ab 2021

Mit der Version 6.09 des globalenAdd-ins xxCA.dot wurde der Hauptdialog grundlegend überarbeitet.

Verbesserungen der Handhabung

• Das Scrollrad der Maus kann nun angewendet werden
• Kategorien können zugeklappt werden
• Unterkategorien sind möglich
• Bei mehr als zwei Kategorien erscheint ein Suchfeld für Vorlagen
• Deutlich schnellerer Start des Dialoges durch Zwischenlagerung der Daten
• Autoren können direkt in der Übersicht als Standardautoren festgelegt werden

Wichtige Änderungen bezüglich der Vorlagenverwaltung

Neue Dateien

• Im Verzeichnis 'templates' liegt nun eine neue Datei 'templates.xml'
  • Wenn diese Datei fehlt, kann die Liste der Vorlagen vom Dialog nicht erzeugt werden
• Der Assistent erzeugt lokal eine Liste der vorhandenen Vorlagen im Temp-Verzeichnis des Anwenders ('...\temp\DA\MainDialog\ListOfTemplates.xml')
• Wenn Sie eine sehr umfangreiche Sammlung von Vorlagen anbieten, kann das Einlesen der Vorlagen etwas länger dauern
• Wenn die Vorlagen einmal eingelesen sind, erfolgt die Anzeige des neuen Dialoges unverzüglich

Änderungen am Vorlagenangebot

Bitte beachten: Der neue Dialog greift auf die gleichen Daten zurück wie der bisherige Hauptdialog, speichert diese aber für zukünftige Aufrufe in einer lokalen temporären XML-Datei.

Wenn Sie Änderungen an der Auswahl Ihrer Vorlagen vornehmen, müssen Sie wie folgt dafür sorgen, dass die Arbeitsplätze Ihre Anwender die Neuerungen übernehmen:

• Öffnen Sie im Verzeichnis 'templates' die Datei 'templates.xml' mit einem geeigneten XML Bearbeitungsprogramm
• Ändern Sie folgende Eigenschaft 'Stamp' ab und tragen Sie das aktuelle Datum mit Uhrzeit ein (Anführungszeichen beachten!):

<Templates Stamp="2021-02-18 09:23">

Speichern Sie die Änderung und verteilen Sie diese Datei mit den geänderten Vorlagen auf die Arbeitsplätze.

Reihenfolge der Vorlagen vorgeben

• Löschen Sie die Date '...\temp\DA\MainDialog\ListOfTemplates.xml'
• Lassen Sie den Assistenten durch Aufrufen des 'Neues Dokument' Dialoges eine neue Datei erstellen
• Passen Sie in der 'ListOfTemplates.xml' die Reihenfolge der Vorlagen an
• Wenn Sie mit der Reihenfolge zufrieden sind, kopieren Sie diese Datei in das 'templates'-Verzeichnis des Assistenten und überschreiben Sie dort die 'templates.xml'

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