Korrespondenz-Assistent:AdressVerwaltung

Kurz vorgestellt

Die AdressVerwaltung bietet die Möglichkeit, eine eigene Adressdatenbank aufzubauen oder auf Outlook-Adressen zuzugreifen. Die ausgewählte Adresse kann in das aktuelle Dokument eingelesen werden und wird bei speziell vorbereiteten Dokumenten sogar automatisch platziert.

Installation

Die Datei wirAddressManager.dot wird im Startup-Verzeichnis von Word abgelegt. Beim nächsten Start von Word steht die AdressVerwaltung dann in einer eigenen Symbolleiste zur Verfügung.

Siehe auch Das Word Startup-Verzeichnis.

Anpassungen

Vorlagen für die AdressVerwaltung vorbereiten

Wenn Sie möchten, dass die Adressdaten automatisch von der AdressVerwaltung platziert werden, vergeben Sie folgende Textmarken bzw. benennen Sie die Formularfelder wie folgt:

Standardfelder

Adresse

• fldAddress oder
• txtAddress oder
• bkmAddress

Anrede

• bkmGreetings

Einzelne Datenfelder

Sie können auch definieren, dass spezifische Adressdaten in verschiedene Felder eingelesen werden, beispielsweise in Faxbögen, wo der Ansprechpartner, die Firma und die Faxnummer in unterschiedlichen Feldern erscheinen sollen.

Hierzu verwenden Sie Textformularfelder, die Sie wie hier beschrieben benennen und konfigurieren:

• Fügen Sie an gewünschter Stelle ein Textformularfeld ein.
  • Textformularfelder finden Sie in der Symbolleiste Formular.
• Klicken Sie es doppelt an oder wählen Sie im Kontextmenü Eigenschaften.
• Geben Sie unter Feldeinstellungen im Feld Textmarke den Namen des Formularfeldes ein. Beachten Sie hierbei:
  • Der Feldname soll mit bkmAddressField beginnen.
  • Darauf folgt die zweistellig Feldnummer, wie
    bkmAddressField01, bkmAddressField02, ..., bkmAddressField10.
  • Die Nummerierung darf keine Lücken aufweisen!
  • Groß- und Kleinschreibung wird nicht beachtet.
• Wählen Sie dann Hilfetext hinzufügen.
• Geben Sie im Feld Benutzerdefiniert den oder die Feldnamen ein.
  • Sie können die Feldnamen kombinieren, wie
    %NamePrefix% %FirstName% %LastName%
  • Verwenden Sie '\n' als Zeilenvorschub und '\t' für Tabulatoren.
  • Beachten Sie, dass die Feldnamen in Prozentzeichen eingefasst sind.
  • Groß- und Kleinschreibung wird nicht beachtet.
  • Überflüssige Satzzeichen zwischen Feldern werden automatisch entfernt, wenn der Feldinhalt leer ist.
  • Die Liste der Feldnamen finden Sie hier.
• Für den Fall, dass der Empfänger ohne die Hilfe der AdressVerwaltung befüllt wird, können Sie unter Vorgabetext eine Hilfestellung für den Anwender mitgeben, wie 'Vorname Nachname'. Dieser Text wird dann im Formularfeld angezeigt.

Liste der Adressfelder

Folgende Adressfelder sind in der AdressVerwaltung definiert. Aus Kompatibilitätsgründen wurden die Feldnamen für alle verfügbaren Datenquellen (Outlook, eigene Datenbank) vereinheitlicht.

Feldname	Beschreibung
LastName	Nachname
FirstName	Vorname
NamePrefix	Namenszusatz
NameSuffix	Namensanhang
FullName	Entspricht 'NamePrefix FirstName LastName NameSuffix'
Gender	Geschlecht
Company	Firma
Department	Abteilung
Position	Position
FullAddress	Komplette Adresse, wie sie in einem Brief erscheint
POBox	Postfach
Street	Straße und Nummer
ZIP	Postleitzahl
Town	Ort
Greetings	Anrede
Language	Sprache
Region	Region, z. B. Bundesstaat
Country	Land
Telephone	Telefon
Telefax	Faxnummer