Korrespondenz-Assistent: Wartung und Pflege

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Firmendaten verwalten

Aufbau der Firmendaten

XML-Datenbank

Die von uns verwendeten XML-Datenbanken sind wie folgt aufgebaut:

• Jeder Datensatz wird in einer eigenen XML Datei abgelegt und laut Anzeigename benannt - somit können Sie die entsprechenden Dateien schnell finden, austauschen und zielgerichtet installieren
• In jedem Datenverzeichnis muss sich die aktuelle Datei Parent.xml befinden, damit der Assistent und die Werkzeuge zur Datenverwaltung die Datenstruktur erkennen können
• Bei flachen Unternehmensstrukturen:
  • Alle Datensätze werden in einem Firmenverzeichnis abgelegt
• Bei komplexeren Unternehmensstrukturen:
  • Das Firmenverzeichnis enthält Unterverzeichnisse für die größeren Unternehmenseinheiten
  • Diese können den Anforderungen entsprechend weiter verschachtelt werden
  • Die Unterverzeichnisse enthalten die entsprechenden Firmendaten als einzelne XML Dateien abgelegt

Grafiken

Wenn vom Kunden gewünscht oder wenn die Firmendaten in einer beim Anwender nicht installierten Schriftart verwendet werden sollen, verwendet der Korrespondenz-Assistent Grafiken statt der XML-Datenbank. Die Grafiken werden in entsprechenden Verzeichnissen abgelegt und nach dem Einsatzort benannt (z. B. CompanyFooter.bmp für die Fußzeile). In der Regel verwenden wir BMP-Dateien mit einer Auflösung von 300 dpi.

Falls Sie Anpassungen an den Grafiken vornehmen möchten, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, damit wir die Änderung vornehmen bzw. Ihnen die nötige Grafik-Vorlage schicken können.

Benutzerberechtigungen

Sie können den Zugriff der einzelnen Anwender auf die Firmendaten steuern, indem Sie ihnen die entsprechenden Daten vorenthalten (also nicht installieren) oder sie durch Benutzerberechtigungen verbergen. Der Korrespondenz-Assistent zeigt nur die Daten an bzw. greift nur auf die Daten zu, die für ihn sichtbar sind.

Firmendaten verwalten

Im Unterverzeichnis Admin des Installationsmediums finden Sie die Excel-Datei XMLDataAdmin.xls, mit deren Hilfe Sie wie hier beschrieben die gesamten Firmendaten bearbeiten können:

• Kopieren Sie die Datei XMLDataAdmin.xls in das Verzeichnis der Firmendaten
• Öffnen Sie die XMLDataAdmin.xls
• Wenn Sie gefragt werden, lassen Sie die Makros ausführen
• Auf dem Datenblatt Readme finden Sie eine ausführliche Erläuterung in englischer Sprache und die Funktionen des XMLDataAdmin
• Gehen Sie wie folgt vor:
  • Prüfen Sie, ob Ihre Daten alle im Stammverzeichnis abgelegt sind oder ob sie auf Unterverzeichnisse verteilt sind (siehe XML-Datenbank)
  • Passen Sie entsprechend die Einstellung Include subdirectories an: Wenn Ihre Firmendaten auf Unterverzeichnisse verteilt sind, dann bitte aktivieren, ansonsten deaktivieren
  • Wählen Sie Import, um die vorhandenen Daten in das Datenblatt Data einzulesen
• Nehmen Sie im Datenblatt Data die nötigen Änderungen vor
• Bitte beachten:
  • Das Feld 'DisplayName' muss für jeden Datensatz vorhanden und eindeutig sein, damit der Datensatz vom Anwender korrekt ausgewählt werden kann
  • Bitte passen sie keine Feldnamen an und fügen Sie keine neuen Felder hinzu (dies können Sie nur in der Datei Parent.xml vornehmen)
  • Wenn die Unternehmensdaten auf Unterverzeichnisse verteilt sind, erscheint ein zusätzliches Feld 'Path', in dem der Pfad angezeigt wird - wenn Sie neue Daten hinzufügen oder eine Firmengruppe umbenennen möchten, achten Sie bitte auch auf den Pfad!
  • Zeilenvorschübe werden mit \n angegeben, Tabulatoren mit \t
• Wenn Sie alle Anpassungen abgeschlossen haben, wählen Sie im Datenblatt Readme den Knopf Export
  • Die ursprünglichen Daten werden gelöscht und die neuen Daten für Sie angelegt
• Schließen Sie die Datei XMLDataAdmin.xls, ohne Änderungen zu speichern
• Löschen Sie die Datei im Firmendatenverzeichnis, damit Ihre Anwender nicht auch die Daten anpassen können

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Vorlagen verwalten

Vorlagen anbieten

Grundsätzlich werden alle Word-Vorlagen, die sich im Verzeichnis Templates des Korrespondenz-Assistenten befinden, beim Starten von Word eingelesen und in der Liste der Vorlagen des Assistenten angeboten.

• ObsoleteTemplates
• DisplayOrder

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