Korrespondenz-Assistent: Wartung und Pflege

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Autorendaten

Die Daten, welche für das Verfassen von Dokumenten mithilfe des Assistenten benötigt werden, können von den Anwendern selbst verwaltet oder global zur Verfügung gestellt werden:

Lokale Datenverwaltung

Bei dieser standardmäßig von uns eingerichteten Version werden die Autorendaten in einem lokalen Verzeichnis abgelegt, auf das der Anwender Lese- und Schreibrechte hat. So kann jeder Anwender seine Daten selbst eingeben und verwalten. Die Daten für Kollegen und Vorgesetzte, für die ebenefalls Dokumente verfasst werden, können in zusätzlichen Datensätzen hinterlegt werden.

In der Datei 'custom\data\authors\authors.ini' wird dazu folgendes eingetragen:

[Authors]
LocalStore=Pfadangabe

Folgendes gilt:

• Die Pfadangaben können absolut oder relativ (zum Programmpfad) sein
• Die Angaben können Systemvariablen wie %UserProfile% und %LocalAppData% enthalten
• Auf den angegebenen Pfad sollte der Anwender Lese- und Schreibrechte besitzen
• Der Assistent wird den Pfad anlegen, wenn noch nicht vorhanden

Beispiele:

Eintrag	Verweist auf
LocalStore=c:\benutzerdaten	c:\benutzerdaten
LocalStore=custom\data\authors	[Installationspfad des Assistenten]\custom\data\authors
LocalStore=%UserProfile%\DA\Authors	c:\Users\[User]\DA\Authors
LocalStore=%LocalAppData%\Microsoft\Word\Benutzerdaten	C:\Users\[User]\AppData\Local\Microsoft\Word\Benutzerdaten

Globale Datenverwaltung

Wenn Ihr Unternehmen sämtliche Autorendaten für alle Anwender zur Verfügung stellen möchte, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Sie können die Autorendaten im Programmverzeichnis des Assistenten unterbringen und dann als Teil der Softwareverteilung an die Arbeitsplätze verteilen.
• Sie können die Autorendaten in einem Netzlaufwerk ablegen, auf das jeder Anwender immer Zugriff hat.

Der entsprechende Eintrag erfolgt in der Datei 'custom\data\authors\authors.ini':

[Authors]
LocalStore=YourPath

Folgendes gilt:

• Die Pfadangaben können absolut oder relativ (zum Programmpfad) sein
• Auf den angegebenen Pfad sollte der Anwender ausschließlich Leserechte besitzen, wenn Sie die Daten pflegen, oder Lese- und Schreibrechte, wenn die Anwender die Daten selbst pflegen können sollen
• Der Pfad sollte vorhanden und mit Daten gefüllt sein, wenn der Anwender nicht zur Eingabe der Daten berechtigt sein soll

Beispiele:

Eintrag	Verweist auf
LocalStore=custom\data\authors	[Installationspfad des Assistenten]\custom\data\authors
LocalStore=\\Server\Freigabe\Benutzerdaten	\\Server\Freigabe\Benutzerdaten

Firmendaten verwalten

Aufbau der Firmendaten

XML-Datenbank

Die von uns verwendeten XML-Datenbanken sind wie folgt aufgebaut:

• Das Verzeichnis, welches die Firmandaten enthält. finden Sie in der Regel unter ...\custom\data\companies
• Jeder Datensatz wird in einer eigenen XML Datei abgelegt und laut Anzeigename benannt - somit können Sie die entsprechenden Dateien schnell finden, austauschen und zielgerichtet installieren
• In jedem Datenverzeichnis muss sich die aktuelle Datei Parent.xml befinden, damit der Assistent und die Werkzeuge zur Datenverwaltung die Datenstruktur erkennen können
• Bei flachen Unternehmensstrukturen:
  • Alle Datensätze werden in einem Firmenverzeichnis abgelegt
• Bei komplexeren Unternehmensstrukturen:
  • Das Firmenverzeichnis enthält Unterverzeichnisse für die größeren Unternehmenseinheiten
  • Diese können den Anforderungen entsprechend weiter verschachtelt werden
  • Die Unterverzeichnisse enthalten die entsprechenden Firmendaten als einzelne XML Dateien abgelegt

Grafiken

Wenn vom Kunden gewünscht oder wenn die Firmendaten in einer beim Anwender nicht installierten Schriftart verwendet werden sollen, verwendet der Korrespondenz-Assistent Grafiken statt der XML-Datenbank. Die Grafiken werden in entsprechenden Verzeichnissen abgelegt und nach dem Einsatzort benannt (z. B. CompanyFooter.bmp für die Fußzeile). In der Regel verwenden wir BMP-Dateien mit einer Auflösung von 300 dpi.

Falls Sie Anpassungen an den Grafiken vornehmen möchten, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, damit wir die Änderung vornehmen bzw. Ihnen die nötige Grafik-Vorlage schicken können.

Benutzerberechtigungen

Sie können den Zugriff der einzelnen Anwender auf die Firmendaten steuern, indem Sie ihnen die entsprechenden Daten vorenthalten (also nicht installieren) oder sie durch Benutzerberechtigungen verbergen. Der Korrespondenz-Assistent zeigt nur die Daten an bzw. greift nur auf die Daten zu, die für ihn sichtbar sind.

Firmendaten verwalten

Wenn Ihre Firmendaten dynamisch in XML-Dateien untergebracht sind, können Sie wie folgt vorgehen. Wenn Ihre Firmendaten statisch mithilfe von Grafiken in die Dokumente eingebracht werden, wenden Sie sich bitte an uns für Unterstützung.

Einfache Verwaltung

Hierzu benötigen Sie lediglich einen XML-Editor (z. B. Notepad++, PSPad oder ähnliche). Bitte bearbeiten Sie die XML-Dateien NICHT mit einem Texteditor, der UTF-8 nicht unterstützt!

• Öffnen Sie im Datei-Explorer das Firmendatenverzeichnis (in der Regel ...\custom\data\companies)
• Jeder Firmendatensatz ist dort in einer eigenen XML Datei abgelegt und laut Anzeigename benannt (bei komplexeren Firmenstrukturen in einem Unterverzeichnis des Datenverzeichnisses)
• Öffnen Sie die XML-Datei in Ihrem XML-Editor und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor
• Achten Sie beim Speichen der Änderungen bitte darauf, dass die Kodierung in Ihrem Editor der Kodierung der Datei entspricht

Die Kodierung finden Sie in der ersten Zeile der XMLDatei:

 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>

Verwaltung mithilfe der XMLDataAdmin.xls

Im Unterverzeichnis Admin des Installationsmediums finden Sie die Excel-Datei XMLDataAdmin.xls, mit deren Hilfe Sie wie hier beschrieben die gesamten Firmendaten bearbeiten können:

• Kopieren Sie die Datei XMLDataAdmin.xls in das Verzeichnis der Firmendaten
• Öffnen Sie die XMLDataAdmin.xls
• Wenn Sie gefragt werden, lassen Sie die Makros ausführen
• Auf dem Datenblatt Readme finden Sie eine ausführliche Erläuterung in englischer Sprache und die Funktionen des XMLDataAdmin
• Gehen Sie wie folgt vor:
  • Prüfen Sie, ob Ihre Daten alle im Stammverzeichnis abgelegt sind oder ob sie auf Unterverzeichnisse verteilt sind (siehe XML-Datenbank)
  • Passen Sie entsprechend die Einstellung Include subdirectories an: Wenn Ihre Firmendaten auf Unterverzeichnisse verteilt sind, dann bitte aktivieren, ansonsten deaktivieren
  • Wählen Sie Import, um die vorhandenen Daten in das Datenblatt Data einzulesen
• Nehmen Sie im Datenblatt Data die nötigen Änderungen vor
• Bitte beachten:
  • Das Feld 'DisplayName' muss für jeden Datensatz vorhanden und eindeutig sein, damit der Datensatz vom Anwender korrekt ausgewählt werden kann
  • Bitte passen sie keine Feldnamen an und fügen Sie keine neuen Felder hinzu (dies können Sie nur in der Datei Parent.xml vornehmen)
  • Wenn die Unternehmensdaten auf Unterverzeichnisse verteilt sind, erscheint ein zusätzliches Feld 'Path', in dem der Pfad angezeigt wird - wenn Sie neue Daten hinzufügen oder eine Firmengruppe umbenennen möchten, achten Sie bitte auch auf den Pfad!
  • Zeilenvorschübe werden mit \n angegeben, Tabulatoren mit \t
• Wenn Sie alle Anpassungen abgeschlossen haben, wählen Sie im Datenblatt Readme den Knopf Export
  • Die ursprünglichen Daten werden gelöscht und die neuen Daten für Sie angelegt
• Schließen Sie die Datei XMLDataAdmin.xls, ohne Änderungen zu speichern
• Löschen Sie die Datei im Firmendatenverzeichnis, damit Ihre Anwender nicht auch die Daten anpassen können

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Vorlagen verwalten

Siehe auch Korrespondenz-Assistent: Wartung und Pflege: Assistant Toolbox

Vorlagen anbieten

Grundsätzlich werden alle Word-Vorlagen, die sich im Verzeichnis Templates des Korrespondenz-Assistenten befinden, beim Starten von Word eingelesen und in der Liste der Vorlagen des Assistenten angeboten.

• ObsoleteTemplates
• DisplayOrder

Bitte beachten Sie außerdem die Informationen im Abschnitt Grundlagen: Der Hauptdialog

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