Korrespondenz-Assistent: Wartung und Pflege: Assistant Toolbox

Aufruf

1. Rufen Sie im Assistenten den Info-Dialog auf
2. Drücken Sie zwei Mal die Tab-Taste, dann springt die Einfügmarke in ein verborgenes Feld rechts von der Mitte des Dialoges
3. Geben Sie hier das von uns bereitgestellte Passwort ein

Im Admin-Dialog können Sie nun direkt Hilfsfunktionen aufrufen oder die Assistant Toolbox starten.

Informationen

Informationen zum Assistenten

Finden Sie hier: Assistant, Assistant

Keine dieser Angaben können hier geändert werden, sie dienen lediglich zu Informationszwecken

• Zeigt die aktuellen Versionsinformationen und einige Einstellungen des Assistenten an
• Zeigt die wichtigsten Pfade des Assistenten an
• Zeigt einige wichtige Pfade von Word an
• Alle Pfade können mit einem Doppelklick im Dateiexplorer geöffnet werden

Informationen zu Word

Finden Sie hier: Application, Application

Enthält Versionsinformationen zu Word sowie einige wichtige Informationen und Einstellungen.

Informationen zur Assistant Toolbox

Finden Sie hier: ?

Enthält Versionsinformationen zur Assistant Toolbox und den Link zu dieser Hilfeseite.

Einstellungen des Assistenten

Formularfelder fixieren

Finden Sie hier: Assistant, Assistant, Settings, FormFields, Einstellung 'Do not fixate'
Voraussetzung: Keine

Standardmäßig werden die Formularfelder vom Assistenten so fixiert, dass sie bei einer Aktualisierung nicht auf ihren Standardwert zurückgesetzt werden.

Bei Dokumenten mit sehr vielen Formularfeldern nimmt dies sehr viel Zeit ein.

Da die Fixierung nicht in allen Situationen nötig ist, kann die Fixierung hier ausgeschaltet werden, um einen Zeitgewinn zu erzielen.

Sollte sich jedoch herausstellen, dass hierdurch die Formularfelder zum Beispiel beim Drucken zurückgesetzt werden, muss diese Option wieder deaktiviert werden!

Verwaltung der Vorlagen des Assistenten

Standardmäßig werden alle Dokumente und Vorlagen, welche sich im 'Templates'-Verzeichnis des Assistenten befinden, beim Aufruf des Hauptdialoges des Assistenten angezeigt ('Neues Dokument').

Wenn Vorlagen später überflüssig sind oder so eingreifend überarbeitet werden, dass sie eine neue Version im Dateinamen erhalten, würde folgendes passieren:

• Wenn eine Vorlage aus dem Verzeichnis entfernt wird, in dem es lag, als ein Dokument davon erstellt wurde, wird Word beim Öffnen des Dokumentes trotzdem an dem Ort danach suchen.
• Wenn die Vorlage nicht gefunden wird, können ausschließlich in der Vorlage enthaltene Inhalte und Einstellungen nicht mehr abgerufen werden (Symbolleisten, eigene Programmierung, Autotexte, ...).
• Dieser Umstand ist in den aktuellen Versionen von Word und dem Dokument-Assistenten nicht mehr so tragend wie ursprünglich, aber aus diesem Grunde finden sich in Ihrem 'templates'-Verzeichnis eventuell inzwischen überflüssige Vorlagen.
• Wenn Sie den Dateinamen einer Vorlage ändern (um zum Beispiel eine neue Version von der bisherigen abzugrenzen), erscheint die neue Vorlage in der Vorlagenübersicht mit dem neuen Dateinamen.

Damit Ihre Änderungen nicht ungefiltert in der Vorlagenübersicht des Assistenten erscheinen, können Sie nicht mehr benötigte bzw. nicht mehr erwünschte Vorlagen verbergen und den angezeigten Namen Ihrer Vorlagen anpassen.

Wichtig: Stellen Sie uns vor einem Update Ihres Assistenten die von Ihnen geänderten Daten zur Verfügung, damit unsere Aanpassungen auf Ihrem aktuellen Stand basieren!

Vorlagen verbergen

Finden Sie hier: Assistant, Templates, Visible
Voraussetzung: Keine

Bitte lesen Sie mit 'Load' die aktuellen Einstellungen ein, bevor Sie diese anpassen. Ihre Einstellungen werden dann direkt übernommen.

Die Liste enthält alle im 'Templates'-Verzeichnis des Assistenten aufgefundene Dokumente und Vorlagen, auch in den Unterverzeichnissen.

Bei den Vorlagen, die nicht mehr in der Vorlagenübersicht angezeigt werden sollen, entfernen Sie hier den Haken vor dem Eintrag.

Vorlagen umbenennen / übersetzen

Finden Sie hier: Assistant, Templates, Display as
Voraussetzung: Keine

Bitte lesen Sie mit 'Load' die aktuellen Einstellungen ein, bevor Sie diese anpassen. Ihre geänderten Einstellungen werden direkt übernommen.

Die obere Liste enthält alle sichtbaren Dokumente und Vorlagen (siehe 'Vorlagen verbergen').

In der unteren Liste werden die vorhandenen Sprachen und die entsprechenden Anzeigenamen aufgeführt. Wenn Sie den Anzeigenamen anklicken, können Sie diesen hier direkt bearbeiten. Die Änderungen werden sofort übernommen.

Vorlagenliste neu einlesen

Finden Sie hier: Assistant, Templates, Update
Voraussetzung: Keine

Wenn Sie lediglich eine Vorlage entfernt oder neu hinzugefügt haben oder auch in eine andere Kategorie verschoben haben, also Änderungen vorgenommen haben, die nicht zwingend hier angegeben werden, dann sollten Sie trotzdem hier ein 'Update' durchführen.

Die Liste der Vorlagen wird daraufhin auf jedem Arbeitsplatz, der den Assistenten verwendet, neu eingelesen, damit sie den aktuellen Zustand wiederspiegelt. Bei den oben beschriebenen Änderungen an der Sichtbarkeit oder der Benennung der Vorlagen erfolgt dies automatisch.

Verwaltung einzelner Dokumente des Assistenten

Dokumentschutz

Finden Sie hier: Assistant, Document / Template, Protection
Voraussetzung: Die gewünschte Vorlage ist in Word geöffnet

Bitte lesen Sie mit 'Read' die aktuellen Einstellungen ein, bevor Sie diese anpassen. Ihre Einstellungen werden dann direkt übernommen.

Die Dokumente des Assistenten erhalten verschiedene Möglichkeiten des Schutzes:

• Schutz der Kopf- und Fußzeile ohne Dokumentschutz ['Header and Footer']
  • Kann temporär aufgehoben werden, wenn Sie Änderungen an der Vorlage vornehmen müssen ['Allow temporarily']
  • Kann bei Dokumentarten, die keinen solchen Schutz benötigen, komplett aufgehoben werden. Die Anwender können dann bei diesen Dokumenten die Kopf- und Fusszeile öffnen und bearbeiten ['Allow permanently'].
• Dokumentschutz für Formulare ['Document protection']
  • Kann für Dokumente, die den Dokumentschutz benötigen, permanent erfolgen ['Keep protected']
  • Kann für die temporäre Bearbeitung bei geschützten Dokumenten aufgehoben werden ['Currently protected']
  • In beiden Fällen wird im Textfeld 'Password' das vorhandene / gewünschte Passwort angezeigt / eingegeben

Bitte beachten Sie, dass der Assistent den Dokumentschutz zum Beispiel zum Austausch von Logos aufheben können muss. Wenn Sie kein Passwort vergeben haben, kann er dies unabhängig von diesen Einstellungen selbst durchführen -- wenn Sie jedoch ein Passwort vergeben haben, sollten Sie die Einstellungen hier vornehmen!!

Einstellungen

Finden Sie hier: Assistant, Document / Template, Settings
Voraussetzung: Die betroffene Vorlage ist in Word geöffnet

Bitte lesen Sie mit 'Read' die aktuellen Einstellungen ein, bevor Sie diese anpassen. Ihre Einstellungen werden dann direkt übernommen.

Bitte beachten Sie, dass Vorlagen, die im 'Templates'-Verzeichnis des Assistenten liegen, zwar im Hauptdialog des Assistenten automatisch angezeigt werden und der Assistent davon ein Dokument erstellen kann, das Dokument jedoch erst durch die hier vorgenommenen Einstellungen vom Assistenten als zugehörig erkannt wird.

Hier wird eingestellt, wie die Vorlage sich zum Assistenten verhält:

• Eine Vorlage 'gehört' zum Assistenten, wenn sie die Standardfunktionen des Assistenten nutzen soll (zum Beispiel Drucksteuerung, geschützte Kopf- und Fußzeile etc.) ['Template belongs to Document Assistant']
• Wenn die vorlagenspezifische Programmierung in der Vorlage 'custom.dot' hinterlegt ist, stellen Sie es hier als 'globalisiert' ein ['Template is globalized']

Dokumenttyp

Finden Sie hier: Assistant, Document / Template, Type
Voraussetzung: Die gewünschte Vorlage ist in Word geöffnet

Bitte lesen Sie mit 'Read' die aktuellen Einstellungen ein, bevor Sie diese anpassen. Mit 'Write' werden Ihre Einstellungen dann übernommen.

Der Dokumenttyp erlaubt es dem Assistenten, verschiedene Vorlagen, die sich aus Sicht des Assistenten gleich verhalten, zusammenzufassen. Abhängig vom Typ wird folgendes entschieden:

• Ausstattung an Funktionen im Menüband des Assistenten
• Angebot der Formatvorlagen im Menüband des Assistenten
• Angebot der Optionen in der Drucksteuerung
• Aufbau und Inhalt der Dokumentdaten
• Eventuelle Zusatzfunktionen, welche diesen Dokumenttyp betreffen

Wenn Sie zum Beispiel mehrere Briefbögen vorhalten möchten, welche die gleichen Einstellungen und Dialoge erhalten sollen, deklarieren Sie hier alle als 'enmDocumentTypeLetter'. Ansonsten müssten Sie in der Vorlage 'custom.dot' eine andere Möglichkeit vorsehen, um zwischen Briefbögen und anderen Dokumenttypen zu unterscheiden.

Wert	Type	Beschreibung
0	enmDocumentTypeUndefined	Unbestimmt, noch nicht angegeben, nicht Teil des Assistenten
1	enmDocumentTypeLetter	Brief
2	enmDocumentTypeFax	Fax
3	enmDocumentTypeInternalLetter	Interne Brief
4	enmDocumentTypePressRelease	Pressemitteilung
5	enmDocumentTypeBlank	Blankobogen
6	enmDocumentTypeBlankPortrait	Blanko Hochformat
7	enmDocumentTypeBlankLandscape	Blanko Querformat
8	enmDocumentTypeBlankWithCompanyData	Blanko mit Firmendaten
9	enmDocumentTypeMinutes	Protokoll
10	enmDocumentTypeMinutesTable	Protokoll tabellarisch
11	enmDocumentTypeMinutesText	Protokoll untabellarisch
12	enmDocumentTypeLetterShort	Kurzbrief
13	enmDocumentTypeDocumentation	Dokumentation
14	enmDocumentTypeInvoice	Rechnung
15	enmDocumentTypeReminder	Erinnerung
16	enmDocumentTypeNotes	Notizen
17	enmDocumentTypeLetterMailMerge	Serienbrief
18	enmDocumentTypeMasterDocument	Zentraldokument
-9	enmDocumentType09	Weitere Dokumenttypen
-8	enmDocumentType08
-7	enmDocumentType07
-6	enmDocumentType06
-5	enmDocumentType05
-4	enmDocumentType04
-3	enmDocumentType03
-2	enmDocumentType02
-1	enmDocumentType01

Sonstige Funktionen

Zuletzt verwendet

Finden Sie hier: Application, Files, Recent Files bzw. Recent Folders
Voraussetzung: Keine

Word speichert seine zuletzt verwendeten Dateien und Speicherorte in der Windows Registry. Die Assistant Toolbox liest diese lediglich aus, überspringt aber solche Einträge, deren Dateien oder Verzeichnisse nicht mehr existieren! Außerdem können Sie die Einträge sortieren, die Datei direkt öffnen oder den Speicherort im Dateiexplorer anzeigen lassen.

Alle Dateien aus Verzeichnis öffnen

Finden Sie hier: Application, Files, Etc.
Voraussetzung: Keine

Öffnet alle Word-Dateien aus dem Verzeichnis, ohne dabei neue Word-Instanzen zu erzeugen.

Optionen:

• Auch Unterverzeichnisse durchsuchen ['Include subfolders']
• Bei jedem Dokument abfragen, ob es geöffnet bleiben soll ['Prompt to keep each open']

Die zweite Option ist besonders hilfreich, wenn Sie nach Dokumenten mit einer bestimmten (sichtbaren) Eigenschaft suchen, denn Sie können alle Dokumente, die Ihrer Suche nicht entsprechen, sogleich wieder schließen.

Die Auswahl des Verzeichnisses, in dem die Word-Dateien liegen, erfolgt nach dem 'Go'!

Offene Dateien schließen, speichern etc.

Finden Sie hier: Application, Files, Etc.
Voraussetzung: In Word sind eine oder mehrere Dateien geöffnet

Diese Funktionen sind dann hilfreich, wenn Sie in Word sehr viele Dateien geöffnet haben, an denen Sie Aufgaben ausführen möchten, ohne jede einzelne Datei aktivieren zu müssen.

Speichern und schließen:

• Alle offenen Dateien
  • Speichern und schließen ['Save and close all']
  • Schließen ohne zu speichern ['Close all without saving']
• Die geänderten Dateien speichern und schließen (unveränderte Dateien bleiben geöffnet) ['Save and close dirty files']

Speichern als:

• Alle offenen Dateien als PDF speichern (mit dem gleichen Dateinamen.pdf) ['Save all as PDF']

Außerdem können Sie eine Liste aller geöffneten Dateien anzeigen lassen und mit dem Kontextmenü deren Dateispeicherort im Dateiexlporer öffnen.

Word Startup und Add-ins

Finden Sie hier: Application, Startup bzw. Application, Add-ins
Voraussetzung: Keine

Die hier untergebrachten Funktionen dienen einerseits zu Informationszwecken, helfen Ihnen jedoch zusätzlich zum Beispiel den Assistenten aus einem anderen Speicherort heraus zu testen.

Aufgabe	Befehl
Startup-Verzeichnis von Word auf den Standardwert zurücksetzen	Startup, Reset to default
Startup-Verzeichnis von Word ändern	Startup, Verzeichnis öffnen '…', 'Apply' oder ein schonmal angegebenes Verzeichnis aus der Liste wählen, 'Apply'
Einzelne Add-ins entfernen	Add-ins, List, 'Load', in der Liste auswählen, 'Remove'
Alle Add-ins aus Word entfernen	Add-ins, More, 'Remove all Add-ins from application
Add-in hinzufügen	Add-ins, Add, Datei öffnen '...' oder schonmal verwendetes auswählen, 'Add'

Bitte beachten: Wenn Sie das Startup-Verzeichnis von Word ändern, um zum Beispiel den Test einer neuen Assistenten-Version zu ermöglichen, entfernen Sie besser auch die Add-ins, damit Word sauber mit der Testversion starten kann. Wenn der Test abgeschlossen ist und Sie zu Ihrer ursprünglichen Installation zurückkehren möchten, entfernen Sie auch diesmal wieder die Add-ins!